Wie Dir mit guten Beziehungen die nachhaltige Transformation im Unternehmen gelingt

Wer kennt nicht den Zustand in manchen Unternehmen, in denen sich die einzelnen Abteilungen wie kleine Königreiche verhalten – wie bei Stromberg. In solchen Unternehmen können kleinste Probleme zu Staatskrisen werden. KPMG konnte zeigen, dass schon in Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern jährliche Konfliktkosten von mehr als 500.000 Euro angegeben werden. 

In diesem Artikel verraten wir nicht nur, wie Du diese Konflikte vermeidest, sondern auch Schritt-für-Schritt wie Du durch gute Beziehungen Unterstützung für Projekte des Nachhaltigkeitsmanagements erzeugst. Außerdem gibt es eine Checkliste zum Aufbau von Beziehungskontent!

Warum sind Beziehungen für erfolgreiche Projekte so wichtig?

Im Alter von 28 Jahren wurde ich bei den Stadtwerken Flensburg Projektleiter für den Bau und die Inbetriebnahme eines Elektrokessels. Ich war von der Projektidee sofort überzeugt, denn für die Energiewende brauchen wir auch Elektrokessel, die in Zeiten von viel Sonne und Wind Stromüberschüsse in Wärme umwandeln können.  

Da es sich hierbei um den ersten Elektrokessel in Deutschland handelte, habe ich den Elektrokessel in Dänemark bestellt, wo es schon mehrere solcher Anlagen zur damaligen Zeit gegeben hat. Für das Projekt hatte ich zwar ein Budget zur Verfügung gestellt bekommen, aber leider kein Projektteam. Ein Projektteam war aber wichtig, um den neuartigen Elektrokessel in den bestehenden Anlagenpark sinnvoll zu integrieren. Zu Projektbeginn bin ich jedoch nur auf wenig Bereitschaft im Unternehmen gestoßen, mich bei dem Projekt zu unterstützen, weil in der eher traditionell denkenden Stadtwerke-Welt sich niemand an diese neue Technik herantraute.

Was habe ich nun gemacht? Ich habe einen Trick angewendet, den ich einige Jahre zuvor im Qualitätsmanagement beim Daimler kennengelernt habe: Damals hatte ein Kollege aus der Rohbau-Produktion ein neues Prüfverfahren einführen wollen, für dessen Integration er weder die Kompetenz noch das Geld hatte. Daraufhin hat er einfach für die aus seiner Sicht relevanten Kollegen einen wöchentlichen Serientermin eingestellt, um sich nur 30 Minuten in der Woche mit dem Thema auseinanderzusetzen. Der Serientermin führte dazu, dass die Idee weiterentwickelt wurde: Nach wenigen Wochen war das Budget da und nach wenigen Monaten war ein erster Prototyp entstanden.

Genau das gleiche Vorgehen habe auch ich gewählt und einen wöchentlichen Termin eingestellt, bei dem genau diejenigen Kollegen eingeladen wurden, die für die Umsetzung des Projekts elementar waren.

Da wir uns nur eine halbe Stunde pro Woche getroffen haben, haben alle Kollegen trotz anderer Aufgaben an dem Termin teilnehmen können. Und durch die wöchentliche Wiederholung konnte ich im Laufe der Zeit meine Begeisterung für das Projekt auf die Kollegen übertragen und es entstanden wie von Zauberhand die notwendigen zeitlichen Kapazitäten, um das Projekt abzuarbeiten. Am Ende trugen über 50 Kollegen bei den Stadtwerken zur erfolgreichen Projektumsetzung bei.

Warum hat dieses Projekt nun funktioniert, obwohl ich gar kein Projektteam hatte? Ich bin mir sicher, dass ein Großteil des Erfolges dadurch zustande kam, dass ich ganz aktiv und regelmäßig auf sogenannte Beziehungskonten eingezahlt habe.

Was sind emotionale Beziehungskonten?

Jeder von weiß, wie ein klassisches Bankkonto funktioniert: Auf einem Bankkonto kann man Einzahlungen vornehmen, hat einen bestimmten Kontostand und kann bei Bedarf auch wieder Geld abheben oder damit Rechnungen bezahlen. Hat man ein hohes Guthaben auf seinem Bankkonto aufgebaut, so erhält man dafür Zinsen, auch ohne etwas dafür tun zu müssen.

Die wenigsten Menschen machen sich jedoch darüber Gedanken, dass es auch emotionale Beziehungskonten zwischen einzelnen Menschen gibt. Dabei unterhält man unbewusst diverse emotionale Beziehungskonten – nämlich zu all den Menschen, mit denen man regelmäßigen Kontakt pflegt. Und auch hier gibt es einen Kontostand wie auf einem finanziellen Konto, jedoch ist dieser nicht so leicht abzulesen: Der Kontostand beschreibt das Vertrauen, das in den vergangenen Wochen, Monaten oder Jahren zwischen den beiden Menschen aufgebaut worden ist. Wenn man im Laufe der Jahre einen hohen Kontostand erreicht hat, was bedeutet, dass man viel Vertrauen ineinander gewonnen hat, kann von dem Konto auch mal eine höhere Abhebung gebucht werden, ohne dass man in den negativen Bereich rutscht. Gleichfalls wirst du beobachten, dass Du bei einem vollen Kontostand eine viel einfachere und gelingende Kommunikation genießen darfst.

Für mich sind emotionale Beziehungskonten tatsächlich ein Ausdruck von Nachhaltigkeit in Unternehmen. Hierfür verwende ich gerne das Bild eines Waldes, bei dem man ebenfalls nur so viel ernten sollte, wie nachwächst, denn sonst ist der Wald nach wenigen Jahren abgerodet bzw. das Konto ist leer.

Wie baue ich Vertrauen auf bzw. wie befülle das emotionale Beziehungskonto?

Neben den klassischen Tugenden wie Höflichkeit, Ehrlichkeit, Freundlichkeit und Zuverlässigkeit hilft beim Befüllen des emotionalen Beziehungskontos vor allem eines: Zuhören. Das habe ich in den folgenden Jahren als Führungskraft lernen dürfen.

Ähnlich wie zu Beginn des Elektrokesselprojekts habe ich mir auch als frischer Abteilungsleiter überlegt, welche anderen Bereiche für die erfolgreiche Arbeit meiner Abteilung von Bedeutung sind. Mit diesen Kollegen habe ich wöchentliche oder monatliche Austauschtermine vereinbart. Nachdem wir in den ersten Jahren viel über fachliche Themen gesprochen haben, drehten sich die Gespräche später immer mehr um Führungsfragen, Unternehmensziele oder sogar private Themen. Denn wir hatten fast keine fachlichen Probleme mehr zu lösen. Und wenn es doch mal ein Problem zwischen unseren Abteilungen gab, dann hatten wir eine solch gute Gesprächskultur etabliert, dass wir sowohl im Dialog als auch im Rahmen von größeren Besprechungen schnell einen Konsens finden konnten.

Da ich dieses Vorgehen über Jahre praktiziert habe, hatte ich selbst zu vermeintlich schwierigen Kollegen einen guten Draht. Am Ende meiner „Stadtwerke-Karriere“ kam es häufiger vor, dass ich als Mediator Gesprächen beigewohnt habe, um auf Basis meiner guten Beziehung eine rasche Lösung herbeizuführen. Bereitwillig habe den interessierten Kollegen daraufhin mein „Geheimrezept“ verraten.

Es gibt viele weitere Möglichkeiten, das emotionale Beziehungskonto zu füllen: Ich erinnere mich an einen Kollegen, der tatsächlich so gut wie nie E-Mails geschrieben oder angerufen hat, sondern in der Regel immer das persönliche Gespräch suchte. Auch hierdurch kann man tolle Beziehungen zu anderen Kollegen aufbauen, da das direkte Gespräch ein viel intensiveres Erlebnis als eine E-Mail ist.  

Warum leert sich das Konto von alleine wieder?

Nun könnte man denken, dass man die wöchentlichen Treffen oder den persönlichen Kontakt beenden kann, wenn man ein gewisses Beziehungslevel erreicht hat. Tatsächlich funktioniert das leider nicht, da sich in fortdauernden Beziehungen die Guthaben wieder aufzehren. In seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ schreibt Steven Covey dazu: „Unsere beständigsten Beziehungen bedürfen unserer beständigsten Einzahlung.“ Und da wir auf der Arbeit viel Zeit mit anderen Menschen verbringen, lohnt es sich besonders, hier auf die Beziehungskonten einzuzahlen.

Aber warum leeren sich die emotionalen Beziehungskonten im Laufe der Zeit wieder? Der Grund hierfür ist, dass man im betrieblichen Alltag häufig kleinere, unbewusste Abhebungen vom Beziehungskonto vornimmt, die man selber gar nicht wahrnimmt. Der anderen Person fallen diese Kleinigkeiten aber sehr wohl auf, so dass der Kontostand schrumpft.

Trifft man jedoch einen Freund oder Bekannten wieder, den man seit vielen Jahren nicht mehr gesehen hat, so kann man üblicherweise auf dem Beziehungsniveau anknüpfen, auf dem man sich vor Jahren aus den Augen verloren hat, da es keine Reibereien im Alltag gegeben hat. Das emotionale Beziehungskonto ähnelt also eher einem Girokonto ohne Zinsen als einem Tagesgeldkonto, auf dem man auch ohne eigenes Zutun Zinsen erhält.

Einzahlungen Auszahlungen
anderen gegenüber ehrlich seinmanipulieren wollen und damit auffallen
Dankbarkeit zeigen und ausdrückenmisstrauisch und nachtragend sein
anderen Vertrauen schenken unzuverlässig sein, Versprechen brechen
Nachfragen und andere einbeziehenRecht haben wollen
Lob aussprechenandere beschuldigen
erst verstehen wollen andere öffentlich kritisieren
in Kooperationen denken in Konkurrenz denken
Erwartungen abklären anderen ins Wort fallen
Wertschätzend seinanweisen und belehren
usw.usw.
Beziehungskonten: Einzahlungen und Auszahlungen

Konkrete Umsetzung: Beziehungskonten einrichten

  1. Nachdem wir jetzt ausführlich darüber gesprochen haben, warum die Beziehungen zu Kollegen, Mitarbeitern und auch Vorgesetzten so wichtig sind, und wir einige Methoden kennen gelernt haben, wie die emotionalen Beziehungskonten befüllt werden können, geht es jetzt um die konkrete Umsetzung. Hierbei empfehle ich Einzelgespräche, da in größeren Runden nach meiner Erfahrung nur schwierig an einem nachhaltigen Vertrauensaufbau gearbeitet werden kann.
  1. Überlege zunächst, welche Kollegen für deinen betrieblichen Erfolg am wichtigsten sind. Ich empfehle hier drei bis maximal sieben Kollegen auszuwählen. Üblicherweise erkennst du diese Kollegen in einer Linienaufgabe daran, dass du mit Ihnen am meisten „Trouble-Shooting“ durchführst oder E-Mail-Verkehr hast. In einem Projekt solltest du immer jemanden dabeihaben, der für das Budget verantwortlich ist, und einen Kollegen, der später Anwender des Projekts sein wird. Dabei ist es nach meiner Erfahrung nicht entscheidend, eine gewisse Führungsebene anzusprechen, sondern diejenige Person dabei zu haben, die unabhängig von Ihrer Führungsebene in deinem Unternehmen der „Meinungsmacher“ zu deinem Projektthema ist.
  1. Sprich diese Kollegen an, ob sie ebenfalls Interesse an einem Austausch haben. Hierbei empfehle ich zunächst immer das persönliche Gespräch, da du eventuelle Bedenken und Einwände sofort erkennen und darauf reagieren kannst. Wenn es wirklich eine E-Mail sein muss, dann würde ich absehen von einem langweiligen Betreff wie „regelmäßiger Austausch“, sondern lieber so etwas wie „Experten-Talk“, so dass der Kollege hierbei auch schmunzeln muss und die Tür vielleicht schon halb offen ist. Erfahrungsgemäß hilft es hierbei, wenn du den Nutzen für den Kollegen betonst. Einige typische Nutzen können sein:
    • Weniger Konflikte zwischen den Abteilungen, wodurch Kosten und Zeit eingespart werden,
    • strategische Unterstützung für Projekte, die dem Gesprächspartner wichtig sind,
    • kollegialer Austausch zu Führungsthemen, der in Unternehmen häufig zu kurz kommt
  1. Findet einen gemeinsamen Termin. An der Stelle ist es wichtig, gleich im Gespräch für Verbindlichkeit zu sorgen: Hierbei ist es hilfreich, die eigenen Termine im Kopf oder im Handy dabei zu haben. Am besten schlägst Du Deinem Gesprächspartner zwei konkrete Termine vor: Passt es am Montagnachmittag oder am Donnerstagvormittag besser? Dann ist der Weg zum Terminkalender nicht mehr weit. Bei der Terminplanung auch unbedingt darauf achten, dass es keine knappen Anschlusstermine gibt, wo ein Gesprächspartner schon zehn Minuten früher los muss, um in ein anderes Gebäude zu gelangen. Tendenziell empfehle ich für den lockeren Austausch Termine am Nachmittag, da in vielen Unternehmen am Vormittag der betriebliche Alltag etwas stressiger ausfällt. Vom Rhythmus her würde ich mit einer halben Stunde in der Woche beginnen, da man dadurch besser in eine Routine hineinkommt. Zweiwöchentliche Termine gehen natürlich auch, führen jedoch zu einem langsamerem Fortschritt auf dem Beziehungskonto. 
  1. Lade zu dem Termin konkret per Kalenderfunktion ein, um die entsprechende Verbindlichkeit zu gewährleisten. Hier geht es wirklich nur noch um die profane Einladung, alles Wichtige wie Rhythmus, Dauer, Wochentag und Uhrzeit sollte im persönlichen Gespräch geklärt sein.
  1. Überprüfe regelmäßig, ob die ausgewählten Kollegen und der Besprechungsrhythmus noch passend sind. Nach meiner Erfahrung kommt es nur selten vor, dass ein etablierter Termin verändert wird, ohne dass einer der beiden Personen die Stelle wechselt. Wenn es jedoch vorkommt, dass sich im Laufe der Zeit die Aufgaben und Interessen einer Person verändern, dann spürt das in der Regel (mindestens) einer der Teilnehmer. Dieser sollte dann das Thema ehrlich ansprechen und gedanklich in Schritt 2 zurückgehen, nämlich ob noch Interesse an einem Austausch besteht. Unter Umständen hilft es auch, von einem wöchentlichen Intervall auf ein monatliches Intervall zu wechseln, damit zwischen den Terminen ausreichend Zeit liegt und damit ein besserer Austausch ermöglicht wird.

Fazit

Damit Du  in Deinem Unternehmen die Konfliktkosten gering hältst, sollten alle Mitarbeitende im Unternehmen an den emotionalen Beziehungskonten arbeiten. Dadurch können die Herausforderungen und Probleme des betrieblichen Alltags deutlich effektiver gelöst werden. Besonders in Transformationsprozessen sind gut gefüllte Beziehungskonten wichtig, da es bei größeren Veränderungen unvermeidlich ist, dass im Verlaufe des Projekts kleinere oder auch größere Abhebungen unbewusst vorgenommen werden. Für die Implementierung der SDG zur Entwicklung eines Geschäftsmodells stellen Beziehungskonten z.B. eine wichtige Komponente dar.

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